Certains documents administratifs sont nécessaires à diverses étapes importantes de la vie.
Obtenir une copie s’avère parfois délicat, et il arrive des situations dans lesquelles seuls les originaux sont acceptés.
Il faut donc connaître la liste des documents à conserver presque à vie.

La paperasse est rarement une passion. Et sans aller jusqu’à la phobie administrative, on souhaite souvent limiter au maximum la quantité de documents que l’on conserve, surtout à l’heure du numérique. Un tri régulier permet d’y voir plus clair. Mais attention, certains documents doivent être conservés pendant de longues années, voire à vie. Par ailleurs, dans certains cas, il est obligatoire de fournir le document original et non une photocopie ou une version numérisée.

L’acte de naissance

Les actes d’état civil en général doivent être conservés à vie. Le premier d’entre eux est l’acte de naissance. Il constitue le premier document qui établit votre existence juridique, mais prouve aussi votre lien de filiation avec vos parents. Il en existe plusieurs variantes plus ou moins complètes. Il est fortement conseillé de le conserver soigneusement, car pour obtenir une copie, il faut se rapprocher de la mairie de sa commune de naissance, ce qui peut être fastidieux. L’acte de naissance peut être demandé pour établir des documents d’identité, se marier, se pacser, ou encore faire valoir ses droits dans une succession. 

Le livret de famille

Dans la même logique, il faut soigneusement conserver son livret de famille. Il est délivré lors d’un mariage ou à la naissance du premier enfant, et prouve les liens existants entre chacun des membres, comme le type de filiation. Il doit être mis à jour à chaque évolution de la composition de la famille (naissance, divorce, décès, adoption…). Il peut parfois remplacer l’acte de naissance ou être demandé, par exemple, pour obtenir une place en crèche. Il n’est possible d’en obtenir un nouveau qu’en cas de perte, vol ou détérioration. Un second peut aussi être délivré à l’occasion d’un remariage. 

Les preuves de mariage et de divorce

Prouver que l’on est marié peut être nécessaire dans diverses situations. Par exemple lors d’une succession, de la vente d’un bien, d’une donation. C’est pourquoi il est préférable d’avoir sous la main son acte de mariage. Il est assez facile d’obtenir une copie en ligne. En revanche, obtenir une copie d’un jugement de divorce peut être plus complexe. Elle permet de faire valoir ses droits (pension, prestation compensatoire...) ou au contraire de prouver qu’on n’est plus solidairement responsable des dettes de son conjoint. 

Les fiches de paie

Les fiches de paie sont sans doute les documents que l’on amasse le plus au cours d’une vie. En effet, il est nécessaire de les conserver jusqu’à son départ à la retraite afin de faire valoir ses droits. Il est d’ailleurs conseillé de les garder un peu plus longtemps pour pallier une éventuelle erreur. Votre ex-employeur n’est, en effet, pas tenu de vous fournir de copie. Si elles sont toutes conservées par l’Assurance retraite, les récupérer prendra forcément un peu de temps. 

Les diplômes

On conserve parfois ses diplômes importants, comme celui du baccalauréat, par nostalgie ou fierté. Mais ils peuvent aussi être exigés par un employeur qui veut vérifier la véracité de votre CV. La pratique est loin d’être généralisée, mais elle reste possible. Les diplômes ou attestations du secondaire peuvent généralement être récupérés en ligne auprès de l’Académie de délivrance. Mais obtenir une copie d’un diplôme supérieur suppose une procédure plus complexe puisqu'il faudra justifier de la disparition de l’original. Les écoles privées peuvent délivrer des duplicatas, mais elles ne sont pas obligées de le faire.  


Victor LEFEBVRE pour TF1 INFO

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