Chronophage et stérile : et si on réinventait la réunion ?

Qui n’a pas déjà ressenti que son entreprise était touchée par la "réunionite aiguë" ? Et pour cause : en moyenne, un salarié travaillant en bureau passe trois semaines par an en réunion, contre six pour un cadre. Et bien souvent, ces rencontres se révèlent trop longues, ennuyeuses et stériles. Selon un sondage OpinionWay paru en 2017, seules 52% des réunions sont perçues comme productives. 18% des salariés déplorent qu'il n'y ait "pas d'ordre du jour" ou "d'objectif clairement défini" et 26% ne voient pas la nécessité d'y participer. 

Pour contrer cette tendance aux "bullshit meetings", de nombreuses entreprises ont décidé de repenser le principe de la réunion. A l’instar de cette entreprise spécialisée dans la réalisation des inventaires où nous nous sommes rendus. Lorsque nous arrivons, nous assistons à un meeting où les longs monologues sont proscrits, au profit de post-it virtuels, rédigés depuis les téléphones des salariés. Des post-it qui s’affichent ensuite tous sur un grand écran. Résultat : 23 idées en seulement 2 minutes. Soit une production bien supérieure à une réunion traditionnelle…Vient ensuite le moment du sondage, puis du quiz. Le but : ne pas laisser l’ennui s’installer autour de la table. "D’habitude, quand on est en réunion, on lit nos mails, on fait autre chose, alors que là on se sent obligé de participer", nous confie un salarié de l’entreprise. "Je me concentre beaucoup plus facilement, j’arrive à tenir bien mieux", reconnaît un autre. 

"Dans une réunion ordinaire, vous avez souvent la grande gueule, à savoir celui qui écrase un peu le reste du groupe, parce que c’est toujours lui qui prend la parole. L’avantage avec ce système-là, c’est que tout le monde est sur le même pied d’égalité", nous explique Patrick Chossat, responsable des process chez RGIS, avant d’ajouter, non sans humour : "c’est la mort des grandes gueules !". Au final, l’entreprise estime que ce procédé réduit par deux le temps des réunions, avec dix fois plus d’idées émises, et quatre fois plus de décisions prises. 

Autre entreprise, autre décor. Cette fois nous nous rendons à la rencontre de salariés d’un grand groupe d’assurances, qui le temps d’une journée, ont quitté leur lieu de travail habituel pour un appartement parisien confortable. Une ambiance plus détendue, pour mieux réveiller la créativité. "Quand vous passez la porte de votre société, vous enfilez un costume différent. Et quand vous passez la porte de cet appartement, vous redevenez celui que vous êtes naturellement", nous explique un responsable. 

Et l’initiative fonctionne bien, comme nous l’explique Florian Delifer, fondateur de "Officeriders", un site français qui permet de louer un espace de travail le temps d’une journée chez des particuliers. "Nous rencontrons une réelle appétence de la part de grands groupes pour trouver des environnements à la fois plus flexibles, mais aussi davantage propices à la créativité, aux interactions et aux innovations."

Et les réunions se modernisent jusque dans leur organisation : certaines entreprises utilisent aujourd’hui une intelligence artificielle pour recouper les agendas des participants et trouver le créneau idéal pour se réunir. Alors, plus d’excuse, au vu de tous les moyens qui existent : vous aussi, révolutionnez les réunions dans votre entreprise !