Combien de temps conserver ses fiches de paie et pourquoi ?

par Victor LEFEBVRE pour TF1 INFO
Publié le 26 novembre 2023 à 22h00

Source : JT 20h Semaine

Certains documents administratifs doivent être gardés plusieurs années au cas où.
C’est particulièrement le cas des bulletins de paie, à conserver pendant de longues années.
Ils pourront en effet servir à faire valoir ses droits bien après avoir touché son salaire.

Le tri de la paperasse administrative est rarement passionnant. Pour éviter de s’y noyer, se débarrasser des documents inutiles est nécessaire. Mais il faut être prudent, car certains doivent être conservés pendant de longues années. C’est notamment le cas de vos bulletins de paie ou fiches de paie. On entend souvent qu’il faudrait même les garder toute sa vie. Ce n’est pas totalement exact, mais elles font en effet partie des papiers à soigneusement conserver.

Pourquoi conserver ses fiches de paie ?

La première raison pour garder précieusement ses bulletins de paie est qu’il s’agit d’un moyen de preuve en cas de contentieux avec votre employeur. Si vous jugez que vous avez été lésé, ce document fera foi. Le délai de prescription en la matière est de trois ans et il faudra donc toutes les avoir gardées au moins sur cette période. Par ailleurs, vos fiches de paie vous donnent aussi des indications sur votre taux d’imposition.

Surtout, les fiches de paie permettent de calculer vos droits une fois à la retraite. En principe, l’administration le fait pour vous. Mais les erreurs sont tout à fait possibles. Selon un rapport de la Cour des comptes, près d’un dossier sur sept en contenait en 2022. Par ailleurs, il s’agira aussi d’un élément de preuve si vous souffrez, après la retraite, d’une maladie induite par le travail. Il convient donc de conserver ces documents jusqu’à ce que vous ne comptiez plus revenir sur vos droits.

Que faire si l’on a perdu une fiche de paie ?

Les fiches de paie ont la même valeur, qu’elles soient sous format papier ou numérique. Et l’une comme l’autre peut être facilement perdue. Dans ce cas, plusieurs solutions existent. La première est de demander à l’employeur de fournir un double. Celui-ci est, en effet, tenu par la loi de les conserver pendant cinq ans. Il n’a en revanche aucune obligation de les fournir au salarié. Cela dépendra donc de vos relations avec lui.

Au bout de cinq ans, vos fiches de paie n’auront cependant pas disparu. Elles sont également communiquées à l’Assurance retraite et archivées. L’organisme peut donc être sollicité pour faire une recherche, mais le délai sera probablement assez long. Si vous recherchez des bulletins relativement récents et numérisés, cela sera certainement plus simple. En effet, la réforme de 2016 précise que lorsque les bulletins de paie sont transmis sous forme électronique, l’employeur doit en "garantir la disponibilité pour le salarié", pendant une période de 50 ans, ou jusqu’à ce qu’il ait atteint 75 ans. Cela ne signifie pas que l’entreprise les conserve tout ce temps. Elle va généralement externaliser ces archives, et informer le salarié de la façon dont il pourra retrouver ses fiches de paie, même après la disparition éventuelle de l’entreprise. C'est donc le mode d'accès à ces archives qui devra alors être soigneusement conservé.


Victor LEFEBVRE pour TF1 INFO

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